档案管理系统

档案管理系统以协同工作流管理思想为基础，能够处理档案管理从拟入档到保管、借阅、归档等管理全过程，即能单独使用，也能与本软件其他系统组合使用。可以处理企业、行政事业、党政府机关、大专院校等组织单位的档案管理工作，也可以作为社会专业档案管理机构，如档案局、保密局的电子化档案管理工具。 档案管理流程如下：

• 收文案卷 主要功能是收文的档案原件，及档案卷宗的管理。具体包括如下功能：
  • 案卷：建立任意级次的档案卷宗，对案卷依据名称、关键字、立卷人、日期等内容，进行检索。
  • 查询档案：依据标题、所属部门、归档人、日期，进行档案的检索查询。可以对检索出的档案提出阅读或者修改申请，依据权限查看摘要或者正文内容，对借出的档案归档时进行记录。
  • 申请查询：对于所有的“查询申请”事务记录进行查询检索，对于“查询申请”可以进行是否“批准”的操作，“未批申请”和“有效申请”分开管理，完整保存所有历史记录。
  • 权限：依据用户、保密等级、赋权人，进行权限的查询。对任意用户授予不同级别的权限，资料保密级别可以设定为：一般、机密、秘密、绝秘等，赋权时可以对所赋权限进行备注说明，以便阅读理解。
  • 拟归档档案：拟归档是准备归入档案室的档案，拟归档的档案要经过归档审核后才能正式入档。该功能可以依据标题、所属部门、主题词、密级、紧急程度、重要程度、收文日期、成文日期内容，列示所有拟归档资料，对这些拟归档资料可以进行审核入档或者放弃入档等操作。收文档案的拟归档资料，可以在收文工作流程中设定后自动建立，也可以在收文流转时手动指定建立。收文拟归档资料具体的建立方法参阅收文管理相关介绍。
• 发文案卷 以公司为主体发出的文件档案和案卷的管理，功能参考“收文案卷”。
• 会议案卷 会议的召集、会议纪要、会议精神传达等与会议相关的档案和案卷，功能参考“收文案卷”。
• 传阅件案卷 传播阅读的文件档案和案卷的管理，传阅件可以是重要的文件精神，也可以是其他重要的需要特别通知的文件，功能参考“收文案卷”。
• 签报案卷 签批、申报等文件、表单档案和案卷的管理，签报文件和表单包括：出差、请假、借支、报销等，功能参考“收文案卷”。
• 人事案卷 与人事相关的档案和案卷的管理，功能参考“收文案卷”。
• 实物案卷 固定资产、办公用品等实物的档案和案卷的管理，实物包括：房产、汽车、电脑、桌椅、原料、产品等一切实体物资。